製品が多いほど、取扱説明書や操作マニュアルなど印刷物も増えてきます。
また、昔と違い印刷物が無いとだめだといった考え方も少しずつ変ってきて、ペーパーレス化の事例もいくつか増えてきました。
印刷物在庫の管理コスト、制作コスト、閲覧者への配布コストなどメリットは多いかもしれません。

ペーパーレスを成功するためには、印刷物をまるまる管理できるシステムとその管理ルールと運用ルールが大切です。
その時に、効率のよい管理方法やそのデータの編集方法や運用方法・閲覧者への配布方法などを先に考えながら、データ化していきます。

例えば、どの取扱説明書も似たような文章が多く、修正する時は関係する取扱説明書を横に並べ意識しながら、多くの取扱説明書を同じように修正していかないといけません。

そこで、私たちは文書をパーツ化し、セグメント管理することにいたしました。

取扱説明書に書いている文書をパーツで管理し、パーツ単位でデータベース化し自由に編集します。
取扱説明書を作成する場合は、編集されたパーツを選択し組み合わせるだけです。
もしパーツに修正が入れば、そのパーツを使用している取扱説明書全て同時に修正が入ります。
作成された取扱説明書は、サーバー側でWordに出力したり、PDFを生成しオンデマンド印刷と言う事も可能になってきます。
もしくは、今後ユーザーマニュアルはスマートフォンで配信すると言う事にもなるかもしれません。

そのパーツが、どの取扱説明書で使用されているかも確かめることが出来ます。

ただし、パーツ化しても少しだけ違う事があります。
例えば、「○○○は、正しく設置してください・・・」という文章があった場合、○○○の部分だけ製品名が入り、その他の文章はまったくという場合に、○○○の部分が違うので別のパーツとカウントしていたら、結局、製品数の分だけパーツが増え、また管理がしにくくなります。
その場合でも、一つのパーツと考え、○○○のところは、取扱説明書を作成する時に、文字を設定できるように仕組みを作ります。

取扱説明書だけでなく、よく内容が更新され、配布するのが大変なサービスマニュアル、技術資料、業務マニュアル、作業手順書、社内規定、保険会社の大量約款・規定集なども同じことが言えます。